English version

СОДЕРЖАНИЕ ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ И РАСПИСАНИЕ ЗАКРЫТИЕ ЛИНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

И270772 Форма организации и расписание (Серия ЭСТО 25) (ц)

ОФИС ХАББАРДА ПО СВЯЗЯМ
Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс
ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС
ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 27 ИЮЛЯ 1972
Размножить Серия ЭСТО, 25

ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ И РАСПИСАНИЕ

Части организации, выполняющие сходные функции, должны работать по одинаковому расписанию.

По сути дела, нельзя играть в футбол, если разные члены команды появляются на поле в разное время. Было бы довольно глупо, если бы вратарь появился на поле в последней трети матча. К этому времени игра была бы проиграна.

Если бы сотрудники, работающие на линиях публики, появлялись на работе в разное время суток, не существовало бы никаких линий публики. Следовательно, не существовало бы и никакой формы организации. Поскольку в этом случае не мог бы существовать поток основных частиц.

Если организация открывается для публики, скажем, в 9:00, то люди, занимающие ключевые посты, должны быть на местах в 8:30 или, по крайней мере, в 8:45, чтобы организация «открылась для публики» (т.е. открылась для потока) в 9:00.

Насколько точно должно соблюдаться расписание, определяется типом частиц, с которыми данная форма организации должна иметь дело.

Обслуживающая организация имеет дело с людьми. Управляющая организация имеет дело с посланиями, которые для неё являются основной частицей, составляющей поток. На заводе по очистке нефти мы имеем дело с неочищенной нефтью. На мельнице – с пшеницей и т.д.

Из всех типов частиц наибольшей непредсказуемостью, как правило, отличаются люди, и они в наибольшей степени способны разрушить или уничтожить форму организации.

Поэтому обслуживающая организация, работающая с людьми, должна быть построена и ошляплена раз в десять лучше, чем организация, имеющая дело с инертными частицами.

Это одна из причин, по которым «стандартные методы работы в бизнесе» не дают результата при создании организации. Они не позволяют создать достаточно крепкую организацию и не обеспечивают достаточную скорость.

Расписание приобретает большую важность в тех организациях, которые работают с людьми. Когда в работе какой-либо линии происходит сбой, на линиях тут же образуются заторы и возникает значительное замешательство.

Поскольку практически каждая часть организации нуждается в сотрудничестве со стороны практически каждой другой части организации, то такие вещи, как отсутствие расписания, нереальное расписание или же не следование расписанию являются (после причин, связанных с ошляпливанием и построением линий) наиболее вероятными причинами того, что возникает замешательство или организация не предоставляет услуги.

Важно начинать работу как команда, и, если есть «следующая смена», как например в случае вечерних центров, важно также заканчивать работу как команда.

Если сотрудники сталкиваются друг с другом, то сталкиваются и студенты и возникает путаница с помещениями.

Если в различных частях организации одновременно используются разные расписания, то могут возникнуть сложности. Так поступают правительства, чтобы уменьшить интенсивность движения автомобилей, а также пригородного транспорта. Однако правительства мало что производят, и поэтому для них это не имеет значения. Если в организации одновременно действуют штук шесть расписаний, то это может породить значительное замешательство.

Самые лучшие расписания – очень простые расписания. В расписании может содержаться столько пунктов с указанием времени и оно может предусматривать столько собраний персонала, что работа, на которую вы будете тратить весь день, будет заключаться лишь в соблюдении такого расписания!

Если в расписании не предусмотрен временной интервал между двумя пунктами, это очень серьёзный недостаток. Пример: занятия в одном классе заканчиваются в 16:00, занятия в другом классе, который находится за три квартала от первого, начинаются в 16:00! Необходимо раньше времени закончить занятия в первом классе, или все опоздают на занятие в другом классе!

В расписаниях, как правило, не предусматривается время на то, чтобы подготовиться к работе.

Пример:

9:00 – быть на посту;

9:00 – организация открыта для публики.

Что ж, на то, чтобы подготовить пост к работе, уходит примерно 15 минут, так что расписание нарушается. Получается, что, хотя в расписании указано 9:00, работа может начаться только в 9:15! Поэтому расписание кажется людям нереальным, и они перестают придерживаться расписания.

Правильно было бы составить расписание следующим образом:

8:40 – быть на посту;

8:50 - пост подготовлен по проверочному списку «открыто для публики»;

9:00 – организация открыта для публики.

ЗАКРЫТИЕ ЛИНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Закрытие линий организации влетает в копеечку. Вот в качестве примера из ряда вон выходящий случай. Организация закрывается на две недели, «чтобы все могли пойти в отпуск». Такая практика существовала в африканских организациях, и зачастую после этого там не могли поднять статистики на прежний, более высокий уровень на протяжении месяцев.

Закрытие организаций «на время конгрессов» тоже может обойтись недёшево. Во время одного национального конгресса несколько миссий закрылись на неделю, а затем на протяжении месяцев им пришлось бороться, чтобы поднять рухнувшие статистики.

Закрытие организации в полдень или на время ужина может привести к тому, что линии окажутся спутанными, также от этого могут сильно пострадать статистики организации.

Всеми этими «закрытиями» вы просто говорите: «Мы мертвы».

Линии имеют тенденцию поддерживать движение потока, когда он движется, и оставлять поток неподвижным, когда он остановлен.

Если организация будет открываться в 9:00 и (за счёт вечернего центра или за счёт второй смены и смены, работающей по выходным дням) непрерывно работать до 23:00 семь дней в неделю, то её общие статистики вырастут, при этом их рост будет непропорционально высоким по сравнению с дополнительным временем работы.

В управляющих организациях расписание часто нарушается, поскольку загруженность их линий очень сильно меняется.

Чтобы составить хорошее расписание для организации, требуется хорошая способность к наблюдению и мастерство. Если расписание составлено нереально или если оно слишком сложное, его не будут соблюдать. Необходимо принять во внимание максимальную загруженность и приблизительно определить, на какие часы она приходится. Есть также периоды времени, в течение которых организация не загружена работой, и, если в такие периоды задействовать все ресурсы организации, у вас не окажется достаточных ресурсов в периоды максимальной загруженности.

Необходимо тщательно, по-настоящему изучить происходящее прямо на месте, понаблюдать за движением потоков, чтобы составить реальное расписание, которое будут соблюдать и которое приведёт к росту производства.

Расписание, которое не приводит к росту производства, или расписание, составленное для галочки, – это напрасная трата времени всех и каждого.

Поэтому определите главный тип частиц, с которыми имеет дело организация. Исходя из этого, определите периоды максимальной загруженности и периоды, когда организация не загружена работой, изучите, что в действительности происходит в организации. А затем уже составьте расписание. И следите за тем, чтобы его соблюдали.

Это значительно улучшит форму организации.

Л. РОН ХАББАРД
Основатель